Volmacht binnen de BV: wat mag een bestuurder wel en niet uit handen geven? 

Een handtekening zetten namens de BV? Dat lijkt eenvoudiger dan het is 

Binnen veel ondernemingen wordt regelmatig gewerkt met volmachten. Een bestuurder die op vakantie is, een aandeelhouder die niet aanwezig kan zijn bij een vergadering of een medewerker die bevoegd wordt gemaakt om een contract te ondertekenen. Praktisch en efficiënt, zou je denken. 

Toch kent het vennootschapsrecht duidelijke grenzen aan wat via een volmacht kan worden geregeld. Vooral bestuurders doen er goed aan die grenzen te kennen. Een bestuurder kan namelijk niet zomaar zijn volledige bestuurstaak aan een ander overdragen. Recente rechtspraak bevestigt nogmaals dat bestuurdersverantwoordelijkheden in belangrijke mate persoonlijk van aard zijn. 

Volmachtverlening binnen de BV: hoe werkt dat? 

Binnen een besloten vennootschap kunnen verschillende partijen een volmacht verstrekken. 

Zo kan een aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen tijdens een algemene vergadering. Ook kan een BV een derde machtigen om namens de vennootschap een specifieke rechtshandeling te verrichten, zoals het aangaan van een overeenkomst of het passeren van een notariële akte. 

Dergelijke volmachten zijn meestal beperkt tot een concreet doel, een bepaalde handeling of een afgebakende periode. 

Voor bestuurders gelden strengere regels 

Waar een aandeelhouder zich in beginsel volledig kan laten vertegenwoordigen, ligt dat voor bestuurders fundamenteel anders. 

Bestuurders hebben op grond van de wet een persoonlijke taak om de vennootschap te besturen en daarbij het belang van de onderneming voorop te stellen. Die verantwoordelijkheid kan niet onbeperkt worden doorgeschoven naar een derde. 

Dat uitgangspunt werd recent opnieuw bevestigd in de rechtspraak. De rechter benadrukte dat een bestuurder zijn volledige bestuurstaak niet via een algemene volmacht aan een ander kan overdragen. 

Waarom is de bestuurstaak persoonlijk? 

Het bestuur van een vennootschap vereist voortdurende afwegingen van belangen, risico’s en strategische keuzes. Juist daarom heeft de wet deze taak persoonlijk bij de bestuurder neergelegd. 

Een bestuurder kan daarom niet zonder meer: 

• alle bestuurstaken overdragen aan een derde; 

• zijn volledige bevoegdheden uit handen geven; 

• een derde namens hem laten stemmen in bestuursvergaderingen. 

Wanneer een bestuurder dit toch doet, kan dat onder omstandigheden strijd opleveren met de redelijkheid en billijkheid binnen de vennootschap. Daarnaast kunnen aansprakelijkheidsrisico’s ontstaan richting de vennootschap, medebestuurders of andere betrokkenen. 

Wanneer mag een bestuurder wel een volmacht verlenen? 

Dat betekent niet dat een bestuurder nooit bevoegdheden aan een ander mag delegeren. In de praktijk is dat zelfs regelmatig noodzakelijk. 

De vraag is steeds of de bestuurder voldoende betrokken blijft bij de uitvoering van zijn bestuurstaak en niet feitelijk zijn gehele functie overdraagt. 

Bij de beoordeling spelen onder meer de volgende factoren een rol: 

1. De verhoudingen binnen de vennootschap

In een kleine onderneming met één bestuurder kunnen andere afwegingen gelden dan binnen een BV met meerdere bestuurders en een uitgebreide governance-structuur. 

2. De aard van de werkzaamheden

Gaat het om een administratieve handeling of om een essentiële bestuurstaak? Hoe belangrijker de taak voor het bestuur van de onderneming, hoe minder ruimte er is voor overdracht. 

3. Wat blijft de bestuurder zelf doen?

Van belang is ook welke verantwoordelijkheden de bestuurder behoudt. Hoe meer taken en bevoegdheden de bestuurder zelf blijft uitoefenen, hoe groter de kans dat een volmacht juridisch houdbaar is. 

Een volmacht neemt de aansprakelijkheid niet weg 

Een veelvoorkomend misverstand is dat een bestuurder door het verstrekken van een volmacht ook zijn verantwoordelijkheid overdraagt. 

Dat is niet het geval. 

De bestuurder blijft in beginsel verantwoordelijk voor het handelen van de gevolmachtigde voor zover dat handelen plaatsvindt binnen de verstrekte volmacht. Het delegeren van bevoegdheden betekent dus niet het delegeren van aansprakelijkheid. 

Zorg voor een zorgvuldig opgestelde volmacht 

Een goed opgestelde volmacht kan praktische problemen oplossen en de bedrijfsvoering efficiënter maken. Tegelijkertijd kunnen te ruime of onjuist geformuleerde volmachten leiden tot discussies over bevoegdheid, besluitvorming en zelfs bestuurdersaansprakelijkheid. 

Wilt u een volmacht laten opstellen of beoordelen? Of twijfelt u of bepaalde bestuurstaken kunnen worden gedelegeerd? De specialisten van Avance Legal adviseren bestuurders, aandeelhouders en ondernemingen graag over de juridische mogelijkheden en risico’s. Neem gerust contact met ons op voor advies.